成功舉辦虛擬會(huì)議的5個(gè)技巧
2020-12-31
虛擬會(huì)議、虛擬發(fā)布會(huì)、虛擬年會(huì)、線上年會(huì)
舉辦虛擬會(huì)議所需的方法與的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議有很大不同。會(huì)議的組織者需要弄清楚如何主持會(huì)議討論，確保發(fā)言人都有發(fā)言權(quán)并讓聽眾認(rèn)真傾聽，并確保所有聽眾都具備參加會(huì)議的適當(dāng)條件。但是舉辦虛擬會(huì)議的壓力并不一定很大。實(shí)際上，如果有效地利用這些工具，舉辦虛擬會(huì)議甚至可以幫助組織者減輕工作負(fù)擔(dān)。
如果會(huì)議組織者遵循一些簡(jiǎn)單的步驟，那么舉辦在線會(huì)議就可以像現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議一樣容易。以下五個(gè)提示可以讓聽眾參與在線會(huì)議而不會(huì)錯(cuò)過(guò)任何機(jī)會(huì)。
1. 制定參加會(huì)議的計(jì)劃
遠(yuǎn)程面試平臺(tái)Harqen公司首席執(zhí)行官Tim Ihlefeld表示，如果沒有提前安排，主持虛擬會(huì)議可能會(huì)很快失控，因此，需要盡早發(fā)出議程，并提前五分鐘簽到，以確保一切順利進(jìn)行。即使會(huì)議組織者將每個(gè)人都設(shè)置在同一在線平臺(tái)上，也會(huì)出現(xiàn)技術(shù)故障，因?yàn)闊o(wú)法控制參會(huì)人員的Wi-Fi連接以及他們?cè)O(shè)備上的軟件錯(cuò)誤或硬件故障。提前制定計(jì)劃并建立最佳實(shí)踐可以使組織者避免會(huì)議期間在IT方面的困擾。
確定由誰(shuí)負(fù)責(zé)解決部署問(wèn)題，解決網(wǎng)絡(luò)連接問(wèn)題，并記錄會(huì)議或分發(fā)會(huì)議記錄。企業(yè)還應(yīng)該決定是否需要讓與會(huì)人員設(shè)置靜音，由誰(shuí)主持會(huì)議，哪些與會(huì)人員需要屏幕共享以及聽眾如何提問(wèn)。對(duì)于舉辦小型會(huì)議來(lái)說(shuō)，這些問(wèn)題可能沒有那么緊迫，其壓力也較小，但對(duì)于大型會(huì)議來(lái)說(shuō)，最好制定指導(dǎo)方針，讓每個(gè)人都知道自己的角色和對(duì)他們的期望。
2. 確保每個(gè)人都被聽到
與大多數(shù)會(huì)議形式一樣，某些特性在虛擬會(huì)議中會(huì)更加突出，這是因?yàn)樘摂M會(huì)議與現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議的參會(huì)狀態(tài)不同。有些人可能會(huì)發(fā)現(xiàn)，在線會(huì)議很難知道何時(shí)加入，特別是當(dāng)人們開始辯論或討論一個(gè)熱門的話題時(shí)。
因此，會(huì)議的組織者可能會(huì)發(fā)現(xiàn)自己在虛擬會(huì)議中扮演“裁判”角色，需要知道什么時(shí)候讓人們討論一個(gè)話題，什么時(shí)候讓他們退出，甚至可以使用靜音按鈕來(lái)控制虛擬房間，然后進(jìn)行面對(duì)面的交流，讓每個(gè)人都有機(jī)會(huì)表達(dá)自己的意見或想法。
組織者可以使用協(xié)作工具來(lái)幫助參會(huì)者以其他方式表達(dá)自己的觀點(diǎn)——無(wú)論是通過(guò)發(fā)表評(píng)論、發(fā)送消息給主持人還是向聊天室發(fā)送信息。Stanley Black&Decker公司內(nèi)部溝通副總裁Kristin Tetreault表示，他們使用Facebook公司的Workplace來(lái)保持其團(tuán)隊(duì)成員的聯(lián)系。它使用戶可以與任何一名團(tuán)隊(duì)成員通話、留言和聊天，以及成員與其同事共享問(wèn)題和想法，并可以進(jìn)行實(shí)時(shí)協(xié)作，尤其是在會(huì)議期間。
她說(shuō)，“這是一個(gè)公平的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，每個(gè)人都有自己的發(fā)言權(quán)、形象和參與能力。當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)者在這個(gè)環(huán)境空間時(shí)，可以聽到員工討論或提出的問(wèn)題，然后回答其問(wèn)題。對(duì)我們來(lái)說(shuō)，這是真正的游戲規(guī)則改變者?！?/span>
3. 利用虛擬會(huì)議工具
虛擬會(huì)議的一個(gè)主要優(yōu)點(diǎn)是可以輕松記錄會(huì)議，生成自動(dòng)成績(jī)單并進(jìn)行實(shí)時(shí)協(xié)作。
Tetreault說(shuō)，由于舉辦虛擬會(huì)議，組織者發(fā)現(xiàn)錄制會(huì)議比以往任何時(shí)候都容易。在以往的現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議中，必須有人在會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)拍攝，才能從這些錄制的會(huì)議中創(chuàng)建內(nèi)容?，F(xiàn)在，它幾乎是完全自動(dòng)化的。
其他有用的工具包括在通話過(guò)程中可以拆分成更小、更具針對(duì)性的會(huì)議的功能。例如， Stanley Black&Decker公司首席技術(shù)官M(fèi)ark Maybury最近與該組織的其他高管在虛擬會(huì)議上會(huì)面，在會(huì)議期間，他們希望分成六個(gè)不同的小組，能夠立即發(fā)出邀請(qǐng)，并在無(wú)縫地恢復(fù)會(huì)議之前，進(jìn)行10到15分鐘的旁聽。還有很多方法可以讓虛擬會(huì)議更具創(chuàng)新性，而且這些工具可以用來(lái)讓參與虛擬會(huì)議的體驗(yàn)比現(xiàn)場(chǎng)會(huì)議還要好。
組織者可以探索虛擬工具中可用的所有功能，以查看是否有可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的流程，這些流程以前可以人工執(zhí)行，并且可以使協(xié)作功能為會(huì)議帶來(lái)更高的生產(chǎn)力。
4. 如果要召開非常規(guī)會(huì)議需要發(fā)揮創(chuàng)意
如果企業(yè)舉行非傳統(tǒng)會(huì)議，則可能需要一些創(chuàng)造性的思考才能完全在線。例如，紐約White Plains NY首席信息官 Michael Coakley說(shuō)，他的團(tuán)隊(duì)處于獨(dú)特的位置，可以弄清楚如何在線召開大型會(huì)議。通過(guò)使用Zoom，他的團(tuán)隊(duì)決定利用驗(yàn)證功能，通過(guò)允許主持人驗(yàn)證每個(gè)參與者，幫助保持會(huì)議的組織性和安全性。
另一個(gè)挑戰(zhàn)是確保參與者積極參加會(huì)議，仍然像現(xiàn)場(chǎng)參會(huì)一樣發(fā)表評(píng)論或提出問(wèn)題。為了解決這個(gè)問(wèn)題，Coakley的團(tuán)隊(duì)向參會(huì)者發(fā)布通知，告訴他們?cè)谔囟ǖ娜掌诤蜁r(shí)間范圍內(nèi)參會(huì)。一旦會(huì)議開始，其團(tuán)隊(duì)就有一份希望參加會(huì)議的人員名單，然后允許他們依次進(jìn)入會(huì)議。
Coakley說(shuō)，自從實(shí)施虛擬會(huì)議以來(lái)，即使情況恢復(fù)正常，其團(tuán)隊(duì)也可能會(huì)保持Zoom集成。對(duì)于無(wú)法開會(huì)或發(fā)生日程安排沖突的員工或參會(huì)者，Zoom可以幫助他們?cè)谝郧盁o(wú)法參加的情況下參與。
5. 使用虛擬會(huì)議更好地了解團(tuán)隊(duì)成員
隨著越來(lái)越多的企業(yè)在全球范圍內(nèi)開展遠(yuǎn)程工作，員工可以在家里的廚房、客廳和臥室參加虛擬會(huì)議。而其寵物、配偶、室友和孩子隨時(shí)都可能帶來(lái)影響。與其將其視為一種干擾，不如將其作為更好地了解團(tuán)隊(duì)成員的一種機(jī)會(huì)。考慮在新冠疫情期間舉辦歡樂(lè)時(shí)光等活動(dòng)，以提高團(tuán)隊(duì)士氣，并利用獨(dú)特的情況來(lái)加強(qiáng)與同事的聯(lián)系。
Coakley說(shuō)，“我們對(duì)同事有了更多的了解，而從視頻會(huì)議的角度來(lái)看，就會(huì)有更加深刻的評(píng)價(jià)，并且可以使企業(yè)的工作團(tuán)隊(duì)更加緊密。我認(rèn)為，雖然帶來(lái)了一些距離，但使我們之間有了更加緊密的聯(lián)系。”
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