行業(yè)資訊

 一般情況下，在新聞發(fā)布會(huì)策劃方案通過之后，就進(jìn)入到執(zhí)行的環(huán)節(jié)——活動(dòng)管理，該環(huán)節(jié)包括會(huì)前管理、場(chǎng)地布置、現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行、善后工作四個(gè)部分。 

 會(huì)前管理工作部署

 工作部署需要多方面協(xié)調(diào)，就如同一個(gè)功能強(qiáng)大的機(jī)器，良好的運(yùn)轉(zhuǎn)，需要各個(gè)零部件的共同協(xié)作。因此，工作人員的相互協(xié)調(diào)、對(duì)工作任務(wù)的合理配置是十分重要的。 相比于公司自己舉辦新聞發(fā)布會(huì)，公關(guān)公司在這方面憑借其專業(yè)性以及豐富的經(jīng)驗(yàn)，能將一場(chǎng)普通的新聞發(fā)布會(huì)辦得有聲有色，讓人記憶猶新。

北京飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃，憑借專業(yè)的職業(yè)精神將策劃執(zhí)行完美落地，因此，舉辦過的新聞發(fā)布會(huì)得到了客戶的極好評(píng)價(jià)。飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃在確認(rèn)好新聞發(fā)布會(huì)的時(shí)間之后，首先要做的就是組建一個(gè)覆蓋策劃、文案、媒介和設(shè)計(jì)等人員的執(zhí)行團(tuán)隊(duì)，并安排一名活動(dòng)總監(jiān)負(fù)責(zé)整個(gè)發(fā)布會(huì)的管理、督導(dǎo)和監(jiān)控工作。最后還要落實(shí)所需的各種外部支持力量，并與之簽訂分包協(xié)議。 

新聞發(fā)布會(huì)啟動(dòng)階段，行動(dòng)方案的完善和工作進(jìn)度表的編制是活動(dòng)管理工作的重點(diǎn)，借助“甘特圖”可以有效確保工作人員管理當(dāng)前工作，協(xié)調(diào)時(shí)間進(jìn)度。

此外，記者是出席新聞發(fā)布會(huì)的重要人物之一，邀約媒體是一項(xiàng)體力與智力并重的任務(wù)。 

從實(shí)踐來看，體力付出在于發(fā)布會(huì)之前的4次媒體溝通。有意向召開新聞發(fā)布會(huì)時(shí)，媒介人員就要打電話與記者聯(lián)系，告知將要舉辦的活動(dòng)并征求媒體對(duì)這個(gè)活動(dòng)的看法以及參會(huì)意向。在發(fā)布會(huì)前一周半的時(shí)間向記者發(fā)出邀請(qǐng)函，并在發(fā)布會(huì)前的1—2天內(nèi)與記者確認(rèn)參會(huì)的情況，最后要在距發(fā)布會(huì)還有半天的時(shí)間用短信或電話提醒記者準(zhǔn)時(shí)到場(chǎng)。 

智力付出在于如何巧妙地將發(fā)布會(huì)的亮點(diǎn)和意義傳達(dá)出去，并以一些小的“神秘感”引起記者的興趣。例如，可以告訴他們將有神秘嘉賓到場(chǎng)，本次發(fā)布會(huì)將是全球首場(chǎng)發(fā)布會(huì)，或者將發(fā)布全新設(shè)計(jì)的產(chǎn)品等等。 

場(chǎng)地布置

 新聞發(fā)布會(huì)前一天，工作人員就要落實(shí)好場(chǎng)地布置的工作。如同翻譯的最高境界一樣，場(chǎng)地布置同樣要符合“信、達(dá)、雅”。“信”就是準(zhǔn)時(shí)，在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)布置完現(xiàn)場(chǎng);“達(dá)”就是通暢，確保所有設(shè)備都保持通暢的狀態(tài);“雅”就是美觀，會(huì)場(chǎng)要保持整潔、干凈的環(huán)境。 

在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃都本著“從大到小，從頭到尾，從上到下”的布置原則，即先確定大件物品的擺設(shè)然后再安排小件器材的位置;先布置完舞臺(tái)再根據(jù)場(chǎng)地條件布置嘉賓席和記者區(qū);從會(huì)場(chǎng)頂部的擺設(shè)再到桌面的整理和地面的清理。此外，準(zhǔn)備一個(gè)垃圾袋，把一些隨手的垃圾扔到里面，可以大大節(jié)省保潔工作的時(shí)間。 

場(chǎng)地布置包括場(chǎng)內(nèi)布置和場(chǎng)外布置兩方面。場(chǎng)外布置包括場(chǎng)外橫幅、豎幅、易拉寶、花籃以及VIP 房的布置等。在場(chǎng)內(nèi)布置時(shí)，會(huì)場(chǎng)空間位置的安排要以實(shí)用為準(zhǔn)，如小型發(fā)布會(huì)可用圓桌的形式，制造出融洽、和諧、平等的交流氣氛。大型發(fā)布會(huì)可用方桌，設(shè)立發(fā)布臺(tái)等。其次，工作人員還要掌握好“職位高者靠前，自己人靠邊、靠后”的坐位布置原則，并在現(xiàn)場(chǎng)前方和后方留出足夠的攝像機(jī)機(jī)位。 

 檢查工作“從外到內(nèi)，從高到低，從全面到重點(diǎn)”，注意把握好細(xì)節(jié)問題。飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃在這里提醒會(huì)場(chǎng)的工作人員，要對(duì)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行安全檢查，特別要注意是否存在安全隱患。譬如，消防通道是否暢通、杯椅是否完好等等。 

通常布場(chǎng)之后，都要進(jìn)行彩排。在所有準(zhǔn)備工作完成、現(xiàn)場(chǎng)布置完畢、設(shè)備安裝到位的情況下，活動(dòng)總監(jiān)要召集全體執(zhí)行人員以及供應(yīng)商到現(xiàn)場(chǎng)，按活動(dòng)流程進(jìn)行一次全面的彩排，檢測(cè)活動(dòng)人員的現(xiàn)場(chǎng)表現(xiàn)，各種設(shè)備的使用效果、活動(dòng)時(shí)間是否合理等等，目的是掌握整個(gè)會(huì)議的流程、確認(rèn)各自的角色和承擔(dān)的責(zé)任，以保證發(fā)布會(huì)的順利進(jìn)行。 

 一個(gè)非常需要注意的細(xì)節(jié)是：很多時(shí)候，客戶會(huì)把一些流程安排、媒體邀請(qǐng)等工作授權(quán)給公關(guān)公司，而此時(shí)必須要記住，在決策之后的第一時(shí)間向客戶反饋結(jié)果，保證他們隨時(shí)隨地了解發(fā)布會(huì)的進(jìn)展情況。 

現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行 

如果已經(jīng)有了嚴(yán)格的現(xiàn)場(chǎng)演練，那么現(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行就要看工作人員的現(xiàn)場(chǎng)控制能力和應(yīng)變能力?，F(xiàn)場(chǎng)執(zhí)行必須靈活、果斷，對(duì)臨時(shí)出現(xiàn)且應(yīng)急方案中并未考慮到的問題，要能急中生智，妥善解決。此外，在發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)，還需要專門為客戶安排一個(gè)對(duì)整個(gè)活動(dòng)非常熟悉的工作人員，以便根據(jù)客戶要求即時(shí)調(diào)整現(xiàn)場(chǎng)。 

飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃在這里特別提醒，工作人員一定要確保發(fā)布會(huì)現(xiàn)場(chǎng)的緊湊與連貫，并把時(shí)間嚴(yán)格控制在流程允許的范圍內(nèi)。另外，在做發(fā)布會(huì)流程時(shí)，工作人員要預(yù)留出一些時(shí)間，這樣，即便是某個(gè)環(huán)節(jié)超出了預(yù)計(jì)的時(shí)間，也能夠控制好整個(gè)發(fā)布會(huì)的進(jìn)度。 

QA是發(fā)布會(huì)的“重頭戲”，確保此環(huán)節(jié)的萬無一失是每個(gè)工作人員的職責(zé)。雖然在準(zhǔn)備階段，客戶與公關(guān)公司已經(jīng)根據(jù)此次發(fā)布會(huì)的意圖和記者的興趣點(diǎn)準(zhǔn)備好了問題，但如果有可能，媒介人員要充分利用好發(fā)布會(huì)前的時(shí)間，與提前到場(chǎng)的記者進(jìn)行溝通，并為記者提供準(zhǔn)備好的QA提綱。 

在QA環(huán)節(jié)，新聞發(fā)言人需要注意以下幾點(diǎn)： 

1、靈活控制場(chǎng)面氣氛。發(fā)言人或主持人要善于調(diào)動(dòng)記者的情緒，保持順暢而有激情的溝通。例如，在小型發(fā)布會(huì)時(shí)，可以讓記者先做自我介紹，以此來拉動(dòng)和諧、互動(dòng)的氣氛。如果提問異常活躍，那么主持人就要維持好會(huì)場(chǎng)的秩序。 

2、根據(jù)議程要求，靈活控制發(fā)布會(huì)的時(shí)間進(jìn)度，避免QA延時(shí)。如果預(yù)定時(shí)間已到，發(fā)言人要向那些想提問的記者表示遺憾，還可以與之預(yù)定下次采訪的時(shí)間和地點(diǎn)等。有時(shí)，新聞發(fā)言人可能會(huì)忽略事先設(shè)計(jì)好的時(shí)間，這時(shí)，控制舞臺(tái)效果的工作人員就要舉牌示意。如果超時(shí)太長，在取得客戶同意之后，要壓縮其他的一些環(huán)節(jié)。例如QA的時(shí)間，可以從原本設(shè)定好的20分鐘調(diào)整為15分鐘或5分鐘。 

如何能讓到場(chǎng)的人更好地感受客戶企業(yè)的特色呢?飛鳥創(chuàng)意公關(guān)活動(dòng)策劃建議在發(fā)布會(huì)的會(huì)前、會(huì)后循環(huán)播放企業(yè)宣傳片，以聲、光、影的方式讓到場(chǎng)的人直觀地感受到企業(yè)的文化和風(fēng)格。 

善后工作 

善后工作的好壞將會(huì)直接影響到整個(gè)活動(dòng)的傳播效果。工作人員除了將收拾好的道具、會(huì)議資料以及相關(guān)物品入庫以外，還要做好采集現(xiàn)場(chǎng)數(shù)據(jù)(活動(dòng)情況、現(xiàn)場(chǎng)效果評(píng)價(jià)等)以及現(xiàn)場(chǎng)圖片、影像資料的整編工作。盡快整理出新聞發(fā)布會(huì)的所有材料，以電子版的形式提供給記者。

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